خدمة Dropbox لتخزين وتزامن ومشاركة الملفات:

أحياناً كثيرة نجد أنفسنا في موقف أن لدينا أجهزة كمبيوتر في أماكن متباعدة وفي نفس الوقت يوجد لدينا ملفات نريد مشاركتها فيما بين هذه الأجهزة ليس فقط من حيث تواجدها, بل ايضاً من حيث أنك قد تقوم بالتعديل عليها اضافةً وانقاصاً وتعديلاً على الملفات نفسها وبالتالي فأنت ترغب بتوفر هذه التعديلات في كافة الأجهزة الأخرى. يبدو أنني أطلب منك أن يكون فيما بين هذه الأجهزة قرص صلب مشترك ( خيار بعيد الإحتمالية ) إذا يجب عليك أن تحمل فلاش ميموري ( ذاكرة متحركة ) معك أينما ذهبت وتحوي فيها ملفاتك المهمة لتكون متوافرة بين يديك اينما ذهبت, لكن ماذا لو نسيتها أو تعطلت فجأةً أو لنقل انها ضاعت بما فيها من بيانات مهمة… احتماليات كثير أليس كذلك؟؟؟ يبدو أنني اغلق اباب في وجهك. كلا لم أفعل ذلك, وإنما عرضت عليكم مشكلة من واقع حياتنا, لكنها ليست بدون حل, فخدمة اليوم تعطينا حل مثالي للسيناريوهات التي طرحتها أعلاه, هذا الحل اسمه Dropbox !!!

الشرح مقدم من الأخ الكريم صفاء safaatech والذي لم يتردد مشكوراً بالتجاوب معي في طلبي الذي أرسلته إليه بخصوص اعادة نشر موضوعه هذا في مواقعنا المفضلة مع اعطائي حق التعديل ووضع شعار المدونة على الصور, فكان تجاوبه يستحق الإحترام والتقدير. له مني جزيل الشكر والإمتنان والدعاء بمزيد التفوق والنجاح, شكراً لك أخي الكريم مجدداً على طيب أخلاقك وكرمك.

لنبدأ على بركة الله,

Dropbox هي احدى الخدمات السحابية التي تسمح لك بمزامنة  Synchronization وحفظ وتخزين ملفاتك بشكل آمن وعلى اكثر من جهاز اضافةً الى وجودها على سيرفرات الشركة online.

بكلام آخر, هي خدمة تمكنك من إنشاء مساحة خاصة بك على الإنترنت لتخزن بها ماتشاء من الملفات وأيضاً تمكنك من مزامنة الملفات تلك بين أجهزة الكمبيوتر خاصتك المختلفة, كذلك يمكنك إستخدام تلك المساحة كأي مجلد عادي على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. يمكننا تشبيه تلك الخدمة بقرص صلب متنقل يمكن إستخدامه في أي وقت عن طريق إستعراضه عن طريق الدخول مباشرة على موقع Dropbox, أو يمكنك تثبيت برنامج Dropbox على جهاز الكمبيوتر خاصتك ( أجهزتك ) لتتمكن من استعراض ملفاتك وكأنها على مخزنة على جهازك إذ ستظهر المساحة التخزينية على شكل مجلد يمكن وضعه على سطح المكتب وتتعامل معه كأي مجلد آخر ولكن في الحقيقة هو موجود في سيرفر Dropbox ولكن صورته لديك, وبذلك يكون أي ملف في مجلد DropBox علي كمبيوترك الشخصي موجود في نفس اللحظة علي جميع أجهزتك الأخرى ( المثبت فيها برنامج Dropbox ) وطبعاً كذلك على موقع Dropbox لتتمكن من الوصول إليها في حال عدم توافر برنامج Dropbox, إذا فعلياً كل مانحتاجه هو اتصال بالإنترنت ليس إلا.

سنحاول أن نشرح اهم فقرات هذه الخدمة من خلال هذا الموضوع, لكن قبل كل شي كونوا حساباتكم من خلال رابط التسجيل التالي لنتابع الشرح.

بالمناسبة التسجيل جداً سهل, اسمك الأول والأخير, عنوانك البريدي وكلمة مرور للخدمة, فقط لا غير.

أنصحك عزيزي بالإستفادة من هذه الخدمة لما لها من ميزات رائعة ستجدها في هذا الموضوع إن شاء الله. حسب تجربتي فالابلود إلى هذا الموقع جداً سريع ويعطي روابط تحميل مباشرة, يمكنك انشاء حسابات خاصة وعامة, انشاء روابط صور مباشرة وروابط تحميل ملفات مباشرة اضافة الى تكوين حسابات خاصة يتم التحديد فيها لمن يمكنه الاشتراك, اي مشاركة فولدرات … فعلاً هي خدمة رائعة ومميزة.

لماذا تحتاج أن تستخدم Dropbox ؟

1 – الحفاظ على ملفاتك خوفاً من زوالها عن جهازك لسبب ما ويمكن إستعادتها عند الحاجة إليها عن طريق الانترنت.
2- عمل مجلد مشترك بينك وبين مجموعة محددة لمشاركة الملفات اولإنجاز أعمالك.
3- خدمة سحابية بمعنى تواجد ملفاتك معك دائما بشرط توفر الانترنت خاصةً إذا كنت كثير التنقل والسفر فيمكنك الإطلاع على ملفاتك وتصفحها من أي مكان.

 

مميزات إضافية تجعل من برنامج Dropbox متعدد المهام وأهم تلك المميزات الآتي :

1- أستعراض ومشاركة جميع الصور والملفات .
2 - تحميل ملفاتك الى جهاز الأي فون وتشغيلها مباشرة دون الحاجة للأنترنت.
3- التقط صورة عبر البرنامج وتزامنها مع Dropbox في نفس الوقت .
4- تشغيل ملفات الصوت والفيديو المخزنة في Dropbox
5 - إستعراض ملفات الأوفيس ووثائق pdf دون الحاجة لأي برنامج إضافي علماً أنه يدعم ملفات اللغة العربية .
6- مزامنة ملفات الصوت والفيديو مع Dropbox مباشرة.
7- نسخ روابط الصور الى الحافظة مباشرة.

 

المساحة التخزينية :

موقع Dropbox يسمح لك بمساحة مجانية قدرها 2 جيجا بايت ويمكنم زيادة تلك المساحة برسوم شهرية لـ 50 جيجا أو 100 جيجا, وايضاً يمكنك زيادة هذه المساحة مجانا كما سنبين لاحقاً. الان ننتقل الى العمل على جهازك الشخصي لتجهيز الإعدادات فيه. أول خطوة هي تحميل البرنامج الي سوف ينشئ فولدرات المزامنة على الجهاز وهي عبارة عن فولدر تنقل الملفات اليها بالنسخ واللصق مثلاً وكأنك تشتغل على حاسوبك وهو تلقائياً سيرفعها إلى الموقع. رابط التحميل هو التالي , قم بتحمل البرنامج وخلال التنصيب أدخل معلومات التسجيل الي انشئتها اول مرة من رابط التسجيل الذي مررنا عليه منذ قليل أو يمكنك تميل البرنامج مباشرةً وعند الإنتهاء من التحميل اخبر البرنامج بأنك لاتملك حساباً ليقوم بأخذ بيانات سريعة منك لانشاء حساب جديد. بالمناسبة, عند تنصيب البرنامج ستجد رسالة تقول لك بأن هناك 6 ملفات تم تحديثها في مجلداتك, هي عبارة عن طريقة استخدام الخدمة.

طبعا اخترنا المساحة المجانية هنا, تكمل باقي التنصيب next, ستتكون عندك فولدرات كالتالي C:\Users\******\Documents\My Dropbox

 

اعدادات الخدمة :

 

يوجد هنا خيارات اضافية منها عمل unlink, او للتوجه الى الموقع او الفولدر على جهازك, كذلك من هنا تعرف ماهو المتبقي من الحجم المسموح به لحسابك وتفاصيل اخرى.

 

أما لو ذهبنا للموقع لنلقي نظري عليه فسنجده كالشكل التالي,

والآن, اي شي تضعه بالفولدر المسمى  Puplic سيكون متاحاً  للجميع ونقصد بذلك أنه لو قمت بوضع أي ملف هنا وأرسلت رابط هذا الملف ضمن الموقع لأي شخص فإنه سيستطيع رؤية هذا المف فقط دون قيود, أما إذا أردت فولدر خاص لمجموعة ما فأنشئ اي فولدر خارج الفولدر السابق وكلك ايمن عليه وتعمل مشاركة, المشاركة طبعاً سوف تحدد ايميلات خاصة للمشاركة ( سنمر على هذا لاحقاً ).

سنركز حديثنا الآن على فولدر Puplic. بالبداية اي ملف او صورة ننقلها بالنسخ واللصق داخل هذا الفولدر ( طبعاً بامكانك أن تنشئ فولدرات داخل فولدر Puplic بغرض التنظيم ), بمجرد لصق الملف او الصورة في الفولدر
ستظهر عليها اشارة زرقاء صغير تدل ان برنامج Dropbox يعمل ابلود للملف الجديد, عند الانتهاء من الابلود تتحول الاشارة الى اللون الاخضر.

للحصول على رابط المشاركة عند انتهاء التحميل للملف ( ظهور الإشارة الخضراء ) اتبع التالي,

طبعاً كما ذكرنا قبل قليل فإنه وعند قيامك بأي تعديل من خلال الكمبيوتر أو من خلال موقع Dropbox يتم التحدث فوراً.

للآن نكون قد حصلنا على مساحة 2 جيجا للتحميل على الإنترنت ولايتم مسح الملفات إلا إذا قمت أنت بذلك, إذاً فالملف سيظل موجود طالما أنه موجود في مجلدك في الكمبيوتر الخاص بك, لأنه وفي حال قمت بحذفه من مجلد الـ Puplic أو حذفه من الموقع, فإن رابط الملف سيحذف كذلك، يعني ستفقد التحكم عندك بالكامل.

 

اخذنا للآن فكرة عن البرنامج والخدمة بعد ان سجلنا فيه, وقمنا بتنصيب البرنامج الذي يقوم بالمزامنة ووضعنا بعض الفايلات في فولدر المزامنة والتي انتقلت بدورها الى الموقع. يوجد خطوة اضافية قد تحتاجها وهي تنصيب البرنامج على اجهزتك الأخرى الي تريد ان تظهر فيها هذه الملفات, مثلا حاسوب اخر في البيت او العمل, عند تنصيب البرنامج وبمجرد ادخال معلوماتك ستظهر نفس الملفات بالجهازك الأول.

خطوة اخرى قد تحتاجها وهي خطوة المشاركة, لعمل مشاركة لملف أو فولدر ما, كلك ايمن على الملف او الفولدر المطلوب مشاركته ثم اختر الخيار Share This Folder

والان ندخل الايميلات الي نريد اصحابها يشاركونا بهذه الملفات,

من ترسل له الدعوة سوف يستلم رسالة بالشكل التالي,

 

الفولدر الذي فيه مشاركة سيصبح بالشكل التالي,

 

والآن, اي احد يضع ملفات في هذا الفولدر من المشاركين يظهر عند الباقيين ايضاً, طبعاً بشرط وجود الانترنت والمزامنة تكون شغالة يعني يجب عليك ألاتغلق البرنامج. كذلك فإن أي تغيير قام به أي مشارك على أي ملف موجود داخل هذا الفولدر سينعكس هذا التغيير على الكل. عند حصول أي تغيير سيعطي اشعاراً مشابهاً للتالي

وهكذا وكأننا نعمل على شبكة داخلية بشركة أو منزل . يمكنك من خلال الموقع التعرف على كل الاحداث الي جرت من خلال التبويب events.

 

الخطوة الاخيرة  التي سنقوم بشرحها هي دعوة اعضاء لاستخدام هذه الخدمة, وهنا يجب أن نشير الى انه كل عضو يشارك عن طريقك, ستحصل انت بالمقابل على 250 ميغا بايت اضافية. إلى أن تصل إلى 8 غيغا بايت. يمكنك ارسال الدعوة لمن تعرف عن طريق ارسال الرابط الموجود يكون في صفحتك الشخصية في الموقع, مثلا رابط الدعوة لدي كالتالي, ( هذه الطريقة هي الأسهل للحصول على مساحة اضافية. )

ايضا مجلد الـ Dropbox يحتوي على مجلد له خصائص معينه وهو الـ Photos

 

يمكنك وضع صور او مجلدات صور في هذا المجلد بحيث يمكنك مشاركتها مع اي احد عن طريق الموقع بطريقه جميله ورائعه وبنفس جودة الصوره مع خاصية الـ slideshow, كمثال يوجود ملف Sample Album اذا اردت ان ترى كيفية عمل هذه الخاصيه ……

اذا اردت ان تضيف صوره او مجلد ما عليك الا ان تسحب الملف وتضعه داخل مجلد الـ photos والبرنامج سيعمل على انشاء رابط للصور .. بعد ذلك يمكنك الضغط بزر الفاره الايمن على الملف كما في الصوره

الان يمكنك لصق اللينك في اي مكان تريده لمشاركة هذه الصور مع اي شخص تريد دون الحاجه ان يكون هذا الشخص من مستخدمي البرنامج أو الخدمة……

 

يوجد خاصية مهمة جداً في هذا الموقع وهي أنه ومن ميزاته ان الملف الي تمسحه من الكومبيوتر لا يتم مسحه من الموقع بشكل نهائي وانما يبقى لمدة 30 يوماً مما يعني أنه بامكانك استعادته عبر الموقع او مسحه نهائيا بشكل يدوي.

لاحظ هنا بالصورة يوجد ملف قمت بحذفه من جهاز كمبيوتري لكنه موجود بالموقع طبعا يكون بلون شفاف لتمييزه, وتوجد خيارات خاصة له منها استعادته او حذفه نهائيا كما موضح

كذلك يمكنك اظهار هذه الملفات أو اخفاءها بالضغط على الزر التالي,

كذلك يمكنك أن تعرف ماهي الملفات التي حذفت من هذا الفولدر بتطبيق مايلي,

ايضا اتمنى من الاخوة ان ينتبهوا الى أن هذه الخدمة هي ليست فقط لتخزين الملفات … فهي تعتبر عملية حفظ احتياطي لبياناتك على سيرفرات خارجية.

فهي تتيح لك حماية ملفاتك وبنفس الوقت سهولة الوصول اليها, لكن هناك ماهو أهم وهو المزامنة ليس فقط في عدد الملفات ومواقعها وانما كذلك في التعديلات عليها, يعني ببساطة الان انت لو وضعت ملف وورد في الفولدر وتم رفعه للموقع, فإنه وعند تعديله بعد فترة في داخل الملف.... فإن هذه التغيرات وبمجرد ان تحفظ الملف ستنعكس على الملف الموجود بالموقع .. وبالتالي تعتبر مزامنة وتنعكس التعديلات لكل من يشارك في هذا الفولدر كذلك ولا حاجة طبعاً إلى حذف الملف القديم واعادة رفع الجديد…

 

لنتحدث قليلاً عن مشاركة الفولدرات, ذكرنا بأنه يوجد داخل الفولدر الرئيسي فولدرين هما فولدر Photo وشرحنا الفائدة منه, وفولدر Puplic وايضاً عرفنا فكرته. الآن بجانب هذين الفولدرين ممكن عمل فولدر او اكثر واعطاءه اي اسم ونعمل له مشاركة مع افراد معينين, مثلاً سننشئ فولدر اسمه project.

 

الإجابة على بعض الإستفسارات التي قد تخطر على بالكم,

1- ماهو الحجم الكلي الذي من الممكن أن يصله الحساب المكاني كحد أقصى:

ممكن أن يصل الحجم الكلي لحساب المستخدم المجاني إلى  8 غيغا بايت من غير الـ 2 الاصلية.

 

2- هل هناك عدد أعظمي ممكن أن يصل إليه عدد المشاركين في اي ملف عليه مشاركة:

لا يوجد عدد أعظمي للمشاركين.

 

3- ماهو أقصى حجم لتحميل الملفات:

تحميل الملفات يتم بطريقتين إما عبر البرنامج اي عن طريق النسخ واللصق الذي شرحناه داخل اجهزتنا بوجود البرنامج الذي نصبناه. اذا كان التحميل عن طريق هذا البرنامج فلايوجد حد اقصى لحجم الملف المراد تحميله طالما أن هناك مساحة فارغة كافية في حسابك. الطريقة الثانية للتحميل هي عن طريق المتصفح, يعني تحمل الملف مباشرة للموقع ... اقصى حجم مسموح به في هذه الطريقة هو 350 ميغا و طبعاً هذا الخيار يلغي  الفائدة الأساسية لهذه الخدمة لكنه وبكل الأحوال يفيد ولا يضر.

 

4- ماهو مقدار الحماية في هذا الموقع:

يشدد الموقع على الاجراءات المتبعة في حماية البيانات ويصفها بانها أأمن من وجودها حتى على جهازك الشخصي كونها مخزنة في سيرفرات عليها صيانة وحماية دائمة  يشبهها بنفس خدمات البنوك والخدمات الي تستخدم في الجيش من حيث الامان. ايضاً حتى موظفي الشركة لايمكنهم الاطلاع على ملفاتك ودخولهم للصيانة يكون محدود على معلومات عامة عن الملف كحجمه, اسمه ... الخ. الملفات المشاركة لايمكن الاطلاع عليها إلا من قبل من تقوم بتوجيه الدعوة لهم .. فقط الملفات المتواجدة في مجلد Puplic هي متاحة للجميع. الموقع طبعاً تم الاشادة به من قبل صحف النيويورك تايمز والواشنطن بوست كذلك مجلة PC الشهيرة وكذلك اخذ جوائز عديدة منها في الأعوام 2009 و2010 مابين جائزة افضل تطبيق واسهل تصميم .. مما يصب طبعاً في مصداقية الموقع.

 

5- الملف الذي تتم مشاركته بين مجموعة من المستخدمين, على من يحسب حجمه على من قام برفعه فقط أم على جميع المتشاركين فيه:

الملف سيتم احتساب حجمه على جميع المشتركين فيه.

بهذا نكون قد انهينا شرحنا لهذا الموقع المميز والذي يقدم لنا خدمة رائعة ومفيدة. أكرر شكري للأخ Safaatech على تعاونه وكرم أخلاقه وتجاوبه مع طلبي لاعادة نشر الموضوع مع اعطائي حرية التحرير والتعديل. لكم مني كل الود والإحترام. دمتم بود ورضا.

 

6- في حال كان يوجد مشاركة على ملف بين مجموعة من الأشخاص وتم التعديل على أحد الملفات المضمنة ضمن مجلد المشاركة في وقت كان فيه أحد الأجهزة مغقاً أو كان برنامج Dropbox فيه واقف عن العمل, عند تشغيل هذا الجهاز, من سيتم تحديثه بناءاً على من؟؟ الموقع بناءاً على هذا الجهاز أم العكس؟

الانترنت هو حلقة الوصل مابين الموقع والاجهزة لعمل المزامنة سواءاً بالملفات المحذوف أو المضافة أو حتى التي تم اجراء تغييرات عليها  كان نتشارك بملف وورد فاقوم باجراء تعديلات داخله, بمجرد انهائي التعديلات وحفظ الملف سيقوم البرنامج بمزامنة الملف المعدل. إذا الجهاز سيتم تحديث محتويات ملفاته بناءاً على الموقع.

7- في حال مشاركة مجلد بين مجموعة ما, هل للجميع الصلاحيات نفسها من ناحية الإضافة والحذف أم فقط لمن انشئ المجلد فقط:

الجميع متساو في الصلاحيات ابتداءاً كما ذكرنا منذ قليل, الحجم وانتهاءاً بموضوع السؤال.

أرجو من الله أن أكون قد وفقت في تقديم هذا الموضوع المهم للخدمة المميزة والمهمة Dropbox, اعتذر لكم أحبتي عن قلة جودة بعض الصور لكنني اضفتها كما وردتني من المصدر :), أكرر شكري للأخ صفاء safaatech على كرمه وطيب تعامله وتجاوبه وقبوله اعطائي فرصة تقديم هذه الخدمة لكم. دمتم بود ورضا وعافية.